Come gestire le richieste dei dipendenti?
L’ufficio HR della maggior parte delle aziende, piccole o grandi che siano, si ritrova a dedicare un’incredibile quantità di tempo a smistare le comunicazioni di malattia e le richieste di ferie e permessi dei dipendenti.
Chiedere ai propri dipendenti di compilare manualmente un foglio ferie di carta o un documento Excel o, ancora, inviare una mail all’ufficio, significa non tenere in considerazione l’importanza della semplificazione. Una semplificazione che passa attraverso la digitalizzazione dei processi aziendali e che mira a creare ambienti di lavoro sani, piacevoli e liberi dall’inutile stress.
Noi della BDB Informatica abbiamo sviluppato una webAPP per la gestione delle richieste dei dipendenti all’interno delle aziende, come richieste di ferie, permessi, prenotazioni di un ambiente di lavoro condiviso (sale riunioni, ecc…) e tanto altro. Lo scopo è quello di facilitare sia la richiesta del dipendente, sia la gestione delle domande da parte delle figure di riferimento.
Come funziona?
La webAPP viene configurata e gestita tramite il Software Therefore di Canon ed al suo interno troviamo le macro aree più comuni delle diverse tipologie di richieste, al cui interno è presente un E-FORM collegato direttamente con l’ufficio HR dell’azienda.
Step n.1
Il dipendente che vuole effettuare una richiesta di qualsiasi tipo non deve far altro che aprire la pagina web designata e selezionare la macro area d’interesse per la sua richiesta. In questo esempio specifico prenderemo in considerazione la macro area dedicata alla richiesta ‘FERIE’
ATTENZIONE: TUTTE LE MACRO AREE ED IL LORO CONTENUTO SONO COMPLETAMENTE PERSONALIZZABILI, CIO’ SIGNIFICA CHE POSSO PRENDERE IN CONSIDERAZIONE QUALSIASI RICHIESTA DELLA MIA AZIENDA
Step n.2
Il dipendente non deve far altro che compilare i campi già predisposti inserendo tutte le informazioni necessarie a completare la richiesta. Una volta inviata, l’ufficio HR o il titolare, riceverà la richiesta digitale e con un solo click potrà approvarla o meno. L’esito sarà comunicato via mail al dipendente richiedente.
L’esito della richiesta può essere inviato anche al responsabile di una determinata area aziendale, che sarà messo al corrente della decisione. (Pensiamo ad esempio ad un tecnico che fa una richiesta ferie e che viene approvata dal titolare, l’esito sarà comunicato anche al responsabile tecnico così che ne sia a conoscenza).
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