07Giu 2018

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Guida alla protezione delle informazioni Aziendali: Protezione dei documenti

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La Confidenzialità consiste nel fare in modo che le informazioni in formato materiale o digitale non siano esposte o divulgate a individui o sistemi non autorizzati. L’esigenza di confidenzialità abbraccia numerosi documenti e riguarda qualsiasi cosa: dai dati sui clienti alle fatture a informazioni aziendali di importanza strategica.

Aspetti da prendere in considerazione

Sapevate che il 33% dei dipendenti degli uffici ha avuto modo di vedere informazioni confidenziali su stampanti e fotocopiatrici?

Come potete fare in modo che i documenti confidenziali non restino in giro sulla stampante?

Sapete che esiste la possibilità di fare in modo che solo il personale autorizzato possa accedere a determinati documenti?

Sapete come affrontare le problematiche riguardanti i diritti sulla proprietà intellettuale?

Sapete che esiste la
possibilità di creare protocolli di sicurezza che rispettano le normative sulle risorse umane in relazione all’utilizzo di informazioni aziendali?

Le principali aree da prendere in considerazione sono:

Protezione dei documenti

Cause delle violazioni della sicurezza

Feature

Filigrana

La funzionalità Filigrana (sicura) vi permette di eseguire copie e di stampare documenti con un testo a bassa visibilità incorporato nello sfondo. Quando i documenti vengono copiati, il testo a bassa visibilità appare più scuro sul documento. Si tratta di un deterrente visibile contro le violazioni della sicurezza provocate dalla copiatura non autorizzata di informazioni confidenziali come dati personali, certificati ecc.
Feature

Ecopy file encryption

La criptatura di file a 128 bit offerta da eCopy ShareScan permette all'utente di criptare le informazioni acquiste tramite scansione (solo per i file PDF), in modo tale che l'apertura sia vincolata da password. Quest'ultima può essere configurata in termini di lunghezza e tipologia in modo da attenersi alle normative in materia di password forti. una volta abilitata la funzione di criptatura dei file, è possibile impostarla come obbligatoria oppure lasciare che l'utente finale la usi a propria discrezione. La criptatura dei file può inoltre essere impostata in base al connettore per ogni connessione ai sistemi back-end.

Utilizzo dei file
La criptatura dei file offerta da ShareScan permette all'utente di impostare delle password per i documenti Adobe PDF in modo da sottoporre a restrizioni l'apertura, modifica o stampa dei documenti acquisiti. Ai destinatari di un documento PDF sarà impedito di agire sul documento a meno che non forniscano la password corretta.

Feature

Encrypted PDF

La funzionalità di Encrypted PDF cripta l'immagine sottoposta a scansione all'interno di un PDF prima di inviarla dal dispositivo. Questa funzionalità è compatibile con gli standard Adobe Acrobat; per eseguire la criptatura non è necessario un server. Il PDF criptato limita la stampa e l'estrazione di testo attraverso una password con criptatura fino a 128 bit.
Feature

Integrazione di Adobe LifeCycle Rights Management ES

Grazie all'integrazione di Adobe LifeCycle rights Management ES, gli utenti possono proteggere i file PDF e applicare policy persistenti e dinamiche al fine di mantenere la confidenzialità dei documenti, controllarne l'utilizzo e gestirne la disponibilità. Gli utenti possono monitorare quando e con quale frequenza qualcuno accede a questi file per mezzo di dettagliati registri di controllo. Il server consente agli utenti di controllare i diritti di accesso e di utilizzo e di proteggere le informazioni sensibili e di elevato valore da divulgazioni accidentali o per scopi fraudolenti.

Le policy di sicurezza vengono mantenute a livello server, quindi gli utenti possono modificare le autorizzazioni anche dopo la distribuzione di un file. Per poter utilizzare questa funzionalità è necessario installare il server Adobe LifeCycle rights Management ES e il relativo software e collegare la serie di dispositivi imagerunnEr ADVAnCE a tale server tramite Internet o Intranet.

Feature

Document Scan Track & Lock

Questa funzionalità opzionale può incorporare un codice track & Lock all'interno di documenti copiati o stampati in modo da sottoporre a restrizioni la copiatura, l'invio e la trasmissione fax non autorizzati di questi documenti oltre che per tracciare il loro punto di origine. Grazie a questa funzionalità, gli utenti possono applicare restrizioni di sicurezza ai documenti importanti al fine di impedire ad altri di duplicare le copie e di inviare o trasmettere per fax tali documenti a persone non autorizzate. È prevista l'integrazione di informazioni su ``chi ha copiato/stampato cosa in quale dispositivo`` in modo da poter rintracciare chi effettua copie/stampe non autorizzate e identificare il proprietario di un documento anche nel caso in cui quest'ultimo venga lasciato incustodito.
Feature

Protezione dei documenti

Lo strumento di print publishing iW Desktop vi consente di esportare in formato PDF e di proteggere il file con una password. La criptatura a 128 bit viene utilizzata per fare in modo che solo le persone autorizzate possano visualizzare il contenuto di un documento. Questa funzionalità risulta utile in caso di distribuzione di informazioni confidenziali a un pubblico più vasto.

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