Acquisire talenti senza confini (2/3)
Da quando è passata a un modello di lavoro ibrido, la HR business partner Eloise si trova ad affrontare nuove sfide per mantenere al sicuro le informazioni personali (Personally Identifiable Information, PII). I neoassunti che entrano a far parte dell’azienda inviano informazioni importanti e riservate che devono essere conservate in modo sicuro nell’infrastruttura dell’organizzazione.
Nel frattempo, gli attuali dipendenti devono essere in grado di accedere ai documenti, dalle buste paga alle lettere target da qualsiasi luogo in cui lavorano, senza mettere a rischio se stessi o l’organizzazione. Il GDPR e la gestione delle informazioni personali rappresentano una costante sfida per l’azienda e una cattiva gestione potrebbe causare un disastro.
ELOISE: HR BUSINESS PARTNER
Eloise deve tenere sotto stretto controllo le informazioni personali dei dipendenti a tutti i costi!
Le priorità di Eloise:
- Garantire che il mio processo di reclutamento sia il più efficiente ed efficace possibile, indipendentemente dal luogo in cui lavoro
- Garantire che l’esperienza di assunzione di nuovi dipendenti sia organizzata e coerente, ovunque si trovino
- Protezione delle informazioni riservate e sensibili dei dipendenti
- Tenere traccia dell’archiviazione e dell’utilizzo dei documenti con dati PII per mantenere la conformità
Le esigenze dei dipendenti di Eloise:
- Accesso ai documenti personali dei dipendenti ogni volta che ne ho bisogno
- Un’esperienza coerente con i processi delle risorse umane, indipendentemente dal luogo di lavoro
- Una garanzia che i miei dati personali siano protetti dall’organizzazione
Eloise torna a casa dopo una riunione con un nuovo dipendente.
All’incontro, il neoassunto ha firmato il contratto e fornito alcuni documenti di riferimento. Dopo la controfirma del contratto, Eloise crea copie digitali della documentazione e le carica, insieme a una copia del passaporto del neoassunto, nei registri della sua organizzazione.
GLI STRUMENTI DI ELOISE
imageFORMULA DR-S130
Uno scanner versatile ideale per chi lavora da casa grazie alla sua forma compatta. Nonostante le dimensioni ridotte, questo potente dispositivo è in grado di gestire un’ampia gamma di documenti, dai passaporti alle carte d’identità, aiutando i lavoratori come
Eloise a supportare processi complessi riguardanti le risorse umane, come le assunzioni, lavorando direttamente da casa.
Cloud Workspace Collaboration – Process Automation
Questo servizio basato su cloud consente ai dipendenti di accedere e archiviare documenti da qualsiasi luogo. È stato creato per fornire l’integrazione completa con i dispositivi Canon, tra cui
imageFORMULA DR-S130, quindi non è necessaria alcuna implementazione complessa per rendere operativo il servizio. Cloud Workspace Collaboration – Process Automation è in grado di riconoscere i documenti sensibili più comunemente utilizzati, come i passaporti, e di allocare automaticamente i criteri di conservazione e i diritti di accesso pertinenti nel suo archivio di documenti su cloud. In questo modo si elimina il problema del monitoraggio e della gestione dei documenti con dati PII e si contribuisce a mantenere la conformità.
Eloise invia la documentazione di benvenuto direttamente al dispositivo multifunzione della filiale locale, preparandosi per il primo giorno del dipendente. Il direttore di filiale accede e rilascia i documenti per la stampa in modo sicuro.
imageRUNNER ADV DX C3800
Questa serie è stata progettata per fornire hub connessi per gli spazi di ufficio più impegnativi. La connettività cloud integrata e i flussi di lavoro digitalizzati lo rendono il dispositivo perfetto per supportare la collaborazione tra team distribuiti e remoti. I dipendenti possono utilizzare i
dispositivi della serie C3800 per digitalizzare e salvare in modo efficiente i documenti direttamente su sistemi di archiviazione cloud, rendendoli accessibili e modificabili dai loro colleghi che lavorano in remoto.
uniFLOW Online
Questo software cloud, disponibile per l’attivazione diretta dai dispositivi serie imageRUNNER ADVANCE DX C3800, offre una funzionalità di coda di stampa sicura. Ciò significa che il responsabile della filiale locale può ricevere e stampare i documenti inviati
direttamente al dispositivo. Poiché i documenti possono essere rilasciati solo tramite l’autenticazione ID, gli altri dipendenti non possono accedere accidentalmente a informazioni potenzialmente sensibili sul neoassunto.
Eloise sta visitando il centro di distribuzione per seguire un corso su salute e sicurezza. Anche se è fuori sede, riceve una notifica e accede per verificare che il manager locale abbia caricato la documentazione fornita dal neoassunto all’arrivo, confermando che l’assunzione è stata completata correttamente.
Cloud Workspace Collaboration – Process Automation
Questo servizio è progettato per supportare il lavoro remoto, distribuito e mobile attraverso il cloud. I dipendenti possono stare al passo con i progressi tipici del flusso di lavoro anche fuori sede, monitorando il caricamento e lo stato della documentazione.
Servizi end-to-end
Per aiutarti a ottenere il massimo dalle tue soluzioni Canon, offriamo un’ampia gamma di servizi che includono ogni elemento delle tue attività. Dalla consulenza iniziale, alle specifiche e all’installazione fino alla manutenzione e all’assistenza, siamo sempre al tuo servizio in ogni fase del processo. Forniamo questi servizi nel modo più adatto alle tue esigenze. Che tu abbia bisogno di un servizio completamente gestito o preferisca prenderti cura di te stesso, che sia sufficiente il supporto remoto o che tu voglia che lavoriamo in loco, il nostro personale è pronto a portare la sua esperienza nella tua azienda nel modo a te più congeniale. caricamento e lo stato della documentazione.
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