Gestire la contabilità fornitori (3/3)
Nessuna organizzazione è un’isola. Questa azienda globale dipende dai suoi partner per mantenere i fatturati e soddisfare i clienti. Tuttavia, mantenere rapporti con i fornitori giusti non è facile. Un mancato pagamento potrebbe causare un problema nel rapporto di lavoro e mettere in pericolo l’intera operazione.
Su chi si può fare affidamento per mantenere buoni rapporti con questi partner? Qui entra in gioco il dipartimento finanziario: un team di professionisti del finance che opera come centro di controllo dell’organizzazione. I loro poteri speciali? Efficienza eccezionale e occhi puntati ovunque.
DIPARTIMENTO FINANCE
Il dipartimento finance può mantenere le finanze in ordine anche quando si trovano a chilometri di distanza?
Le priorità del Dipartimento Finance:
- Avere una visibilità completa del processo di contabilità fornitori e contabilità clienti
- Ridurre al minimo la quantità di documentazione per il team
- Evitare errori che potrebbero comportare pagamenti in ritardo
- Mantenere buoni rapporti con i fornitori attraverso un processo di contabilità fornitori efficiente e affidabile
- Trasparenza totale dei registri per soddisfare i requisiti di conformità e controllo
Le esigenze dei fornitori:
- Pagamento rapido e preciso in base ai termini e alle condizioni contrattuali concordati
- Comunicazione semplice con le persone giuste al momento necessario
Il team responsabile degli acquisti aziendali lavora dalla sede centrale quando riceve un avviso che il contratto di un fornitore sta per scadere. Accedendo all’archivio centrale dei contratti, Ellie dell’ufficio acquisti può vedere che il contratto deve essere rinegoziato.
GLI STRUMENTI DEL TEAM
Therefore Online
Una soluzione avanzata per la gestione dei documenti progettata per gestire gli ambienti più impegnativi. Therefore Online fornisce un archivio centrale basato su cloud per archiviare in modo sicuro i documenti, consentendo a Ellie di accedere a tutti
i contratti esistenti dell’azienda con un semplice clic. Inoltre, consente agli utenti di impostare avvisi automatici su determinate azioni, come l’imminente scadenza del contratto, in questo modo Ellie può anticipare e prepararsi a negoziare il rinnovo del contratto in anticipo.
L’azienda invia revisori sul posto di lavoro del fornitore nell’ambito del processo di conformità. In loco il team esamina e fa copie delle credenziali aziendali e della documentazione chiave. Inoltre ottengono l’approvazione e le firme sulla checklist di revisione associata al nuovo contratto e i termini e le condizioni aggiornati. Anche se si trovano sul posto di lavoro del fornitore, sono in grado di digitalizzare i documenti e di inviarli nuovamente in ufficio, consentendo di aggiornare le informazioni del fornitore ancora più rapidamente.
imageFORMULA P-215II
Lo scanner portatile compatto e leggero imageFORMULA P-215II è il dispositivo perfetto per la scansione rapida di documenti. Consente ai revisori di eseguire rapidamente la scansione in batch dei documenti fronte/retro, caricandoli direttamente
negli archivi aziendali basati su cloud tramite l’app mobile CaptureOnTouch.
Therefore Online
Grazie a una robusta sicurezza integrata, Therefore Online consente alle organizzazioni di impostare policy automatizzate su chi può accedere ai documenti e su come le informazioni vengono archiviate, condivise o modificate e tiene traccia di ogni
interazione con i documenti. Ciò garantisce che le informazioni siano gestite in modo rigoroso e siano visibili dall’inizio alla fine per scopi di controllo, sicurezza e conformità. Anche se il team di revisione è fuori sede, può comunque caricare i documenti e garantire che siano sicuri e protetti.
COMPATIBILE CON I DISPOSITIVI MOBILE
Potresti essere fuori dall’ufficio, ma questo non significa che contattarti sia impossibile. Abbiamo creato una gamma di app mobile che consentono di lavorare anche quando non ti trovi alla scrivania.
App Canon PRINT Business:
consente di stampare fotografie e documenti, leggere dati acquisiti e caricare documenti su servizi di archiviazione in cloud.
App Therefore Go:
cerca e visualizza i documenti memorizzati nell’archivio aziendale Therefore, osserva i dati di indice ed elabora le attività del flusso di lavoro.
App mobile CaptureOnTouch
scansiona, salva e invia informazioni cartacee ad altre applicazioni.
App uniFLOW Online Print & Scan:
invia e stampa i lavori in modo sicuro e accedi ai report delle attività personali.
Alcune settimane dopo, il lavoro è stato completato e il fornitore è pronto a fare la fattura. In qualità di fornitore locale, invia una fattura fisica a Helen, il responsabile della contabilità clienti presso la filiale satellite con cui il fornitore ha lavorato.
Helen deve agire rapidamente in quanto la scadenza di pagamento è a breve e il fornitore offre sconti per i pagamenti anticipati. Effettua una scansione della fattura e torna al suo computer per verificare che i dettagli pertinenti siano stati estratti e controllati automaticamente rispetto ai dati aziendali, senza che lei debba intervenire. Identifica immediatamente la discrepanza tra la fattura e il preventivo e la segnala al fornitore senza ulteriore ritardo. Una volta ricevuta una spiegazione, invia la richiesta di approvazione aggiungendo una nota relativa alla discrepanza.
Serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800 e uniFLOW Online
La serie di dispositivi multifunzione imageRUNNER ADVANCE DX C5800 è progettata per gli hub aziendali che gestiscono complessi flussi di lavoro ibridi, che lavorano con cartaceo e digitale. La tecnologia di scansione all’avanguardia aiuta Helen a eseguire la scansione di batch di documenti anche con supporti e formati misti fino a 270 ipm, rendendoli rapidamente accessibili ai colleghi in altre posizioni.
Il dispositivo di Helen è connesso alla piattaforma uniFLOW Online basata su cloud, su cui si basano funzioni intelligenti, tra cui Filing Assist. Combinando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) intelligente con il machine learning, Filing Assist è in grado di identificare i classici documenti aziendali, come le fatture, e di utilizzare tali informazioni per denominare e inviare automaticamente i documenti alle opportune
destinazioni cloud.
Therefore Online
Una volta identificato il documento, Therefore Online estrae campi comuni come il nome del fornitore e il numero di fattura prima di inserire automaticamente le informazioni nel software. In questo modo Helen risparmia tempo prezioso
precedentemente dedicato all’immissione dei dati e si garantisce l’accuratezza degli stessi. Therefore Online controlla poi i dettagli della fattura per Helen rispetto a quelli salvati nel sistema e segnala eventuali discrepanze.
Questa soluzione aiuta organizzazioni come quella di Helen a gestire e automatizzare flussi di lavoro complessi per mantenerli in movimento, anche quando i team lavorano da sedi diverse. Le organizzazioni possono configurare flussi di lavoro personalizzati che riconoscono il completamento di un’attività, chiedendo a Therefore Online di procedere automaticamente al processo o di avvisare il dipendente responsabile del processo successivo. In questo caso, chi viene avvisato è il direttore finanziario, in merito a una fattura in attesa di approvazione. L’automazione di elementi ripetitivi di un flusso di lavoro evita a Helen la fatica di inseguire i suoi colleghi e rende i processi più efficienti.
Il direttore finanziario Yannis, che lavora da casa quel giorno, riceve un avviso sul suo cellulare relativo alla presenza di una fattura in attesa della sua approvazione. Accedendo all’archivio documenti, vede che la fattura richiede la sua approvazione quel giorno e legge le note sulla discrepanza dei costi. In questo modo gli vengono fornite tutte le informazioni necessarie per firmare la fattura, senza domande di follow-up. Il fornitore verrà pagato rapidamente, evitando problemi di ritardo nei pagamenti e contribuendo a mantenere un buon rapporto lavorativo.
Therefore Online e Therefore GO
Il flusso di lavoro dell’azienda è già stato configurato con i responsabili delle approvazioni, pertanto Yannis riceve una notifica automatica per la revisione e l’approvazione della fattura. Poiché dispone dell’app mobile Therefore Go, riceve l’avviso sul suo
cellulare, così da essere immediatamente consapevole di task urgenti, anche se è lontano dalla sua scrivania. Yannis accede al documento dal cloud e da casa, insieme alle informazioni sullo stato del flusso di lavoro e alle note di supporto. Ciò gli consente di evitare ritardi causati dalla ricerca e dalla chiarificazione delle informazioni.
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