Abbiamo parlato in precedenza di quanto sia importante adattare il il proprio lavoro al modello ibrido (recupera qui l’articolo). Quando realizzato correttamente, infatti, un ambiente di lavoro ibrido può essere una soluzione vantaggiosa per tutti, in grado di garantire maggiore produttività, flessibilità e libertà per i dipendenti.
Nelle prossime settimane ed a partire da oggi, presenteremo 3 diversi casi (sfide) in cui vedremo come la creazione di un ambiente ibrido corretto agevoli la vita lavorativa dei dipendenti d’azienda e quali sono gli strumenti utili a farlo.
Oggi vi racconteremo la prima delle tre sfide che saranno presentate durante le prossime settimane: LA SFIDA DI STEVE (1/3)
La sfida di Steve (1/3) : La gestione dei contratti clienti
Il nostro rappresentante vendite Steve è un esploratore coraggioso, che viaggia dappertutto per promuovere le vendite della sua azienda e mantenere i suoi clienti soddisfatti. Avere successo significa essere sempre in grado di anticipare le esigenze dei suoi clienti e rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza.
STEVE: RAPPRESENTANTE VENDITE
Novità: il contratto di un cliente scadrà il mese prossimo. Può agire abbastanza velocemente per risolvere la situazione?
Le priorità di Steve:
- La capacità di lavorare in modo ugualmente efficace da qualsiasi hub ibrido della mia azienda
- Avere sempre accesso completo alle informazioni dei miei clienti in modo da sapere cosa vogliono prima che loro stessi se ne rendano conto
- Possibilità di controllare e aggiornare le informazioni dei clienti all’istante, indipendentemente da dove sono o dal dispositivo che sto utilizzando
- Garantire ai clienti un’esperienza senza intoppi
- Garantire che i dati dei miei clienti siano sempre sicuri, affidabili e aggiornati
Le esigenze dei clienti di Steve
- L’azienda comprende i miei requisiti e offre prodotti e soluzioni che li soddisfano
- Minimo disagio: con cui è facile lavorare
- Risposta rapida quando contatto l’azienda per assistenza o supporto
- Un’azienda alla quale posso affidare le mie informazioni sensibili
Steve lavora dall’ufficio di co-working che l’azienda condivide con molte altre piccole imprese. Riceve un avviso che indica che il contratto di un cliente sta per scadere. Il suo cliente accetta di estenderlo, quindi Steve accede all’archivio dei contratti basato su cloud per recuperare i termini e le condizioni attuali e creare una nuova versione.
L’attività di Steve richiede che i documenti fisici siano archiviati e mantenuti per garantire la conformità, quindi, dopo aver adattato il contratto, stampa e firma la versione fisica. Quindi lo scansiona per creare una copia digitale, che invia tramite e-mail direttamente al cliente dal dispositivo multifunzione dell’ufficio.
GLI STRUMENTI DI STEVE
Cloud Workspace Collaboration – Process Automation
Un servizio basato su cloud che consente ai dipendenti di individuare e accedere in modo sicuro ai documenti salvati nel proprio archivio, in modo immediato e da qualsiasi luogo.
Cloud Workspace Collaboration – Process Automation può fornire aggiornamenti automatici relativi a documenti come la scadenza imminente di un contratto con un cliente, aiutando il tuo team a rimanere sempre un passo avanti.
imageRUNNER C3226i
La gamma di dispositivi multifunzione imageRUNNER è conveniente, sicura ed efficiente, il che li rende un’opzione ideale quando si forniscono le proprie strutture di stampa all’interno di uno spazio di co-working.
Grazie a imageRUNNER C3226i, alle sue velocità di stampa e scansione competitive e alle sue funzioni integrate, Steve può inviare documenti via e-mail in modo sicuro dal dispositivo al cliente.
uniFLOW Online
Software basato su cloud che funziona in combinazione con i-SENSYS X 1238if, offrendo una funzionalità di coda di stampa sicura. Ciò significa che i manager di Steve possono essere certi che altri utenti domestici che condividono lo spazio di lavoro non
possano stampare o accedere accidentalmente alle informazioni inviate al dispositivo; la stampa dei documenti può essere facoltativamente autorizzata utilizzando le credenziali di Steve.
Più avanti nel corso della settimana, Steve lavora da casa e si prepara a un incontro con il cliente. Vuole dimostrare e attirare l’attenzione su alcune modifiche critiche ai termini e condizioni del contratto, quindi stampa una copia cartacea per comodità. Steve è in grado di accedere e stampare il documento da casa in modo rapido e sicuro, pronto a far firmare il nuovo contratto.
i-SENSYS X 1238iF
I-SENSYS X 1238iF è stato progettato per offrire produttività a livello di ufficio, ma in un formato compatto, progettato per gli ambienti di lavoro domestici. I-SENSYS X di Steve ha un’interfaccia utente simile al dispositivo imageRUNNER nell’hub della community, che lo rende familiare e
veloce da utilizzare. Ciò significa che Steve trascorre meno tempo al dispositivo e più tempo in attività che portano valore all’azienda.
uniFLOW Online
Quando il dispositivo i-SENSYS X è connesso alla piattaforma uniFLOW Online, offre la stessa esperienza utente di imageRUNNER C3226i nell’hub collettivo. Steve può accedere a tutti i suoi flussi di lavoro personalizzati e alle destinazioni di scansione.
Ciò non solo rende il dispositivo più facile ed efficiente da utilizzare per Steve; la connessione all’interno dello stesso ecosistema dell’ufficio garantisce lo stesso livello di sicurezza dei dati di quando lavora in ufficio.
Steve fa visita al cliente presso il luogo di lavoro di quest’ultimo. Anche se è fuori sede è pronto ad aiutare il cliente accedendo a tutte le informazioni pertinenti sul contratto e verificandole tutte utilizzando il suo cellulare. Ottima cosa, sia per Steve che per il suo cliente.
Steve ha davanti a lui una giornata piena di impegni, ma ora ha molti documenti importanti da elaborare dopo la riunione con il cliente, compreso un allegato del contratto. Fortunatamente, non c’è bisogno di aspettare: Steve può digitalizzare e caricare i documenti nell’archivio dell’azienda mentre è in viaggio.
imageFORMULA P215i
Steve è in grado di digitalizzare facilmente i documenti sul treno grazie alla funzionalità di scansione batch a due lati di imageFORMULA P215i. Compatto e leggero, lo scanner è facile da trasportare. Completando questa attività durante il viaggio, può sfruttare al meglio il resto della giornata lavorativa.
Cloud Workspace Collaboration – Process Automation
Questo servizio basato su cloud offre l’integrazione nativa con il dispositivo imageFORMULA, il che significa che non è richiesta alcuna configurazione complessa. Steve è in grado di caricare e archiviare documenti
digitalizzati in modo sicuro, direttamente nei registri aziendali, anche durante gli spostamenti. Il servizio applica automaticamente le policy sui documenti, come le autorizzazioni degli utenti e le regole di conformità, facendogli risparmiare tempo prezioso e mantenendo al sicuro i documenti.
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