Cos'è un WorkFlow
Un Workflow è l’automazione totale o parziale di un processo aziendale , in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante a un altro per svolgere attività, secondo un insieme di regole definite.
Ogni attività può essere dipendente o parallela al passo precedente, il sistema di automazione riconosce lo stato di avanzamento del processo e fa da deposito dati/attività/eventi effettuati o da effettuare, guidando l’utente attraverso il processo aziendale.
Questo è un esempio di WorkFlow aziendale: come si può notare dall’immagine, il flusso di lavoro descrive il rientro in azienda di un prodotto usato. Il WorkFlow si attiva nel momento esatto in cui un documento viene salvato in una cartella gestita dal sistema di archiviazione, dando proseguo alle azioni pre-stabilite.
Il responsabile effettua una prima valutazione sullo stato d’usura del prodotto, decidendo se revisionarlo (A) o rottamarlo (B).
In caso di revisione (A), il sistema provvederà ad inviare una notifica all’amministrazione per la chiusura della contabilità ed una all’assistenza tecnica, che, tramite un semplice click sulla notifica ricevuta, aprirà ed assegnerà la chiamata di revisione ad un tecnico. Le informazioni raccolte saranno inviate al responsabile che deciderà se procedere con la revisione, con la rottamazione o rimandare la decisione.
In caso di rottamazione diretta (B), verrà notificata, previa chiusura dei conti, la decisione al magazzino.
In entrambi i casi la pratica si conclude con l’aggiornamento delle informazioni in Therefore.
Risparmio di tempo
Un WorkFlow velocizza lo svolgimento delle attività, riduce i tempi totali di esecuzione, elimina i tempi morti e controlla le code di attesa così da gestire l’avanzamento delle singole attività .
Ottimizzazione del lavoro
La presenza di un flusso di lavoro (WorkFlow) personalizzato ottimizza i processi ed elimina le attività superflue individuando i compiti non necessari, aumentando la produttività e riducendo gli sprechi.
Team Work
I flussi di lavoro migliorano la collaborazione tra diverse funzioni aziendali. Assegnando in modo formale e concordato compiti e responsabilità tra i collaboratori, si liberano le migliori energie personali.
