Un archivio di documenti cartacei richiede tempo e risorse che portano a un risultato di grande incertezza.

I motivi per passare a un archivio digitale.

Il progressivo perfezionamento dei sistemi di archiviazione documentale ha reso molto conveniente abbandonare la carta e digitalizzare qualsiasi documento.

Oggi possiamo sostituire tutto il nostro vecchio archivio cartaceo composto da faldoni e cartelline con un archivio digitale che mantiene lo stesso valore fiscale e legale.

Confronto tra Documento Cartaceo e Archivio Digitale

Spazio

Qualsiasi tipo di computer occupa sicuramente meno spazio, ed oggi è possibile gestire un archivio digitale anche da Tablet e Smartphone.

Semplicità

Gli utenti che fanno uso dei documenti cartacei hanno la percezione di comodità e facilità d’uso, tuttavia nel momento in cui occorre ricercare un’informazione di uno specifico documento si perde tempo a ricercarlo.

Da indagini effettuate risulta che il 19% del tempo lavorativo di un impiegato viene speso per ricercare informazioni utili.

Al Contrario un archivio digitale permette di trovare immediatamente il giusto documento in un tempo decisamente più breve, inoltre essendo già digitale può essere condiviso rapidamente senza eseguire nessun’altra operazione.

Sicurezza

Un vantaggio non trascurabile di un archivio digitale, si presenta nel caso di dover proteggere i vostri documenti: i sistemi di conservazione digitali hanno una modalità di protezione contro accessi non autorizzati, furto e distruzione di documenti.

Utilità

Pensate ai vostri clienti che magari vi chiedono una fattura di un mese specifico: sarete in grado di fornirla immediatamente con evidente risparmio di tempo e darete una immagine moderna ed efficiente della vostra azienda.

E per finire avrete rimosso quasi del tutto le stampe e i relativi costi: il ciclo di vita di un documento (una fattura o una bolla ad esempio), può essere completamente digitale.

Per Ricapitolare:

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